信息化视角下的国库会计档案管理

本篇文章2661字，读完约7分钟

季晓林王媛潘舒洁

近年来，随着国库信息化的快速发展，国库会计逐渐实现电子化，传统的手工操作逐渐淡出国库会计流程。然而，国库会计档案管理一直沿用传统的整理、装订和保管流程，手工作坊作业如国库切割、切割、堆放和码头日复一日，不仅消耗了大量的人力物力，而且需要足够的/“来存放纸质档案。档案保管过程中存在着许多潜在的安全隐患，如损坏、丢失、泄露等。如何加强国库会计档案管理，解决纸质存储的弊端，实现电子存档，是当前国库会计管理中亟待探讨的课题。

当前国库会计档案管理存在的问题

(一)纸质文件过多，增加了会计工作量。首先，国库业务的电子化进程缓慢，而且有许多原始的纸质凭证。随着财税库银横向联网的推进，虽然大部分税务业务实现了网上国库支付，但占国库业务很大比重的国库支取、更正和收入业务并未纳入联网，导致国库的纸质业务量持续居高不下。二是国库业务对账方式落后，纸质报表数量大。目前，国库、财政和税务部门之间的对账延续了纸质报表相互签证的传统对账模式。随着地方经济的发展，国库或税务代理机构逐年增加，报表数量也不断增加，因此国库纸质报表处于高位。

(二)纸质备案形式，增加了监督管理难度。国库会计档案查阅是目前国库岗位监督的一种重要形式。财政部每年组织内部审计、审计等部门进行3至4次左右的检查，并可随时进行自查。检查组在查阅被检查单位的国库会计档案(95%以上是纸质档案)时，必须由国库工作人员填写查阅清单，档案管理部门将档案载入并送至检查现场，由检查人员逐一进行查找和记录。在特殊情况下，他们需要复制并保存它们，然后依次收回。以年收支业务量不超过10万的县级分馆为例，一个3-4人的检查组在一年内检查业务至少需要一周时间，仅限于抽查。

国库电子会计档案设想

(一)加快联网进程，实现电子国库业务，减少纸质票据归档量。一是继续加大财税库银横向联网推进力度，在税收和国库资金联网的基础上，逐步将退、改、充、管纳入联网进程，突破联网瓶颈，开辟电子国库业务最后一公里，从技术层面解决纸质业务归档问题。其次，借助扫描技术，对现有的国外纸质票据进行逐一扫描，生成电子信息。一方面，在电子化的全过程下，通过tips(国库信息处理系统)或电子支出前端系统实现与国库会计数据集中系统的无缝连接，实现数据的实时接收和处理；另一方面，在纸质国库业务向电子国库业务过渡期间，可以手工录入国库会计数据集中系统进行会计处理。同时，扫描的电子证书将被压缩存储在计算机硬盘或光盘上，并按电子档案的保存期限进行归档。原始凭证可以装订或密封保存。

(2)整合系统资源，实现自动对账，取消纸质对账。一是充分利用电子支出前端系统的对账功能，实现实际拨付资金、集中支付限额和库存业务的日、月、年对账，并保存对账结果。第二，在tips系统中增加财务与税务对账模块，税务部门卖出该号码后，将对账成功的信息返回国库，形成电子报表，由国库部门备份保存。

(三)建立登记簿管理程序，实现电子手工登记。鉴于国库内部控制管理的需要，国库中存在大量手工登记簿，实现电子化登记管理可以有效解决国库纸质档案的问题。建议在文件管理子系统中增加一个手动注册记录模块，并根据注册类型进行注册。如果涉及外部交接或内部业务交接，需要双方签字确认，并由密码控制。它可以随时存储和备份，并定期存档。

(4)研究开发档案管理子系统，实现国库会计报表的电子化管理。首先，在tmis(资金管理信息系统)下建立资金会计档案管理子系统，实时接收tcbs账簿数据。文件管理子系统应具有查询、打印、存储和备份功能。内容设置应按照《中国人民银行会计档案管理办法》和《中国人民国库会计档案管理办法》规定的文件期限设置查询模块。包括永久、30年、10年保管档案等。，每个模块都是根据业务类型设置的，例如，会计凭证、总账、明细账等都保存了30年。其次，文件管理子系统可以按业务时间和业务类型进行查询。第三，国库账表数据可以备份和导出，即国库文件可以定期导出到光盘等存储介质，在系统备份的同时进行双重备份。第四，文件管理子系统有足够的storage/きだよきだよ0/room，可以达到文件存储的最长周期的容量，即永久存储。

国库会计档案电子存储的作用

(一)电子纸业务，大大提高工作效率。首先，国库业务是电子化的，减少了原始凭证的归档量。推进国库业务的网络化进程，使税收、拨款、退库、更正等原始凭证全部电子化传输，国库前台业务的处理速度至少比受理纸质业务快50%。同时，随着电子化程度的提高，可以最大限度地节约人力资源。例如，印刷、装订和保管需要2-3个人，但现在只有一个人能完成。从业务处理流程来看，纸质票据的传输、审核、手工录入和审核、打印输出、装订和存储等环节都简化为处理后的自动系统审核、导出或备份，工作效率至少提高了一倍。第二，将实现电子对账，纸质报表的库存将大大减少。实现电子对账后，通过网络传输财税征收机关的对账信息，解决了原有纸质对账模式下大量报表的归档问题。例如，白城市7家管理图书馆以纸质方式装订了至少10份年终报表，实现电子化后只需一张光盘即可完成存储。同时，电子对账增加了系统的自动控制功能，提高了对账的准确性和科学性，保证了资金的安全。

(2)电子备份查询功能，促进监管效率的提高。档案管理子系统与国库会计数据集中系统同步，为国库高效监管提供便利。一是提高监管效率。当电子档案受国库业务监管时，可以在档案管理子系统中直接查询待检数据，省去了人工阅读、查找和检索等环节，节省了场地、人力和物力，大大增强了监管的灵活性，显著提高了国库业务监管的效率。二是提高监管的准确性。档案管理子系统能够准确、及时、完整地复制国库会计数据，消除了纸质档案装订中凭证缺失、内容不全的问题，使国库监管更加准确，对国库监管人员识别风险、消除隐患起到了祝福作用。第三，降低监管成本。文件管理子系统基于联网功能，为异地实时监管奠定基础，避免了人力调配、现场检查等人工成本。

(三)电子文件，大大降低管理成本。国库会计档案电子化管理后，纸质存储成本大大降低。一是减少了纸质业务量，减少了国库业务的人工操作量，降低了人工成本。其次，档案的电子存储介质(如cd)通常有700mb的CD容量，4.7gb的dvd一张DVD容量，而成本大约是1到2元。假设国库每天需要一张光盘存档数据(费用为1-2元)，纸质档案需要一到两包(10-20元)，节省费用近10倍。三是取消了纸质文件装订管理，节省了装订设备和仓储设施的成本投入。(张乐制图)